Sistema
En el sentido más amplio, un sistema es un conjunto de
componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Nuestra
sociedad está rodeada de sistemas. Por ejemplo, cualquier persona experimenta
sensaciones físicas gracias a un complejo sistema nervioso formado por el
cerebro, la medula espinal, los nervios y las células sensoriales
especializadas que se encuentran debajo de la piel; estos elementos funcionan
en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones de frío, calor,
comezón, etc. Otro es el sistema formado por palabras y símbolos que tienen
significado par el que habla y para quienes lo escuchan.
La universidad Simón Bolívar como tal es un sistema, se
compone de docentes, parte administrativa, y las instalaciones físicas, etc.,
entre todos los componentes, la universidad realiza las funciones de educar y
formar profesionales con capacidades que les permitirán desempeñarse en su vida
laboral.
Características
Importantes de los Sistemas
Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con
su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran
fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con sus
medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas
abiertos. En contraste, aquellos que no interactúan con su medio ambiente se
conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos. Es
así como los sistemas cerrados existen sólo como un concepto.
Niveles Aceptables de
Desempeño de los Sistemas
Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados
estándares
y contra los que se comparan los niveles de desempeño actuales. Siempre deben
anotarse las actividades que se encuentran muy por encima o por debajo de los
estándares para poder efectuar los ajustes necesarios.
Como ejemplo podemos ver que las persona s trabajan mejor
cuando su temperatura corporal es de 37 grados centígrados. Quizá una
desviación de sus temperatura de 37 a 37.5 grados no afecte en mucho su
desempeño aunque, en algunos casos, la diferencia puede ser notable. Una mayor
desviación, sin embargo, tal como una fiebre de 39.5 grados, desencadena un
cambio drástico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y
permanece inactivo hasta que se corrija su condición. Si está condición se
prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema.
Sistema de
Información
Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor
medida, de una entidad abstracta denominada Sistema de Información. Este
sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento
hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los
diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas
de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios.
Podemos definir a los Sistemas de Información como: “Un sistema de información es un conjunto de
elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio”.
El equipo
computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda
operar.
El
recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está
formado por las personas que utilizan el sistema.
Un
sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento
y salida
de información.
Entrada de Información: es el proceso mediante el cual el Sistema
de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las
unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las
cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner,
la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: el almacenamiento
es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora,
ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser
almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica
de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
En
nuestra clase de Análisis, Diseño y Programación de Software, veremos como
realizaremos el almacenamiento de información gracias a los archivos planos, base
de datos (MySQL, Oracle, SQL Server, entre otras).
Procesamiento de Información: es la capacidad
del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un
balance general de un año base.
Salida de Información: la salida es la
capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o
bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores
y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema
de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por
ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de
salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de
los movimientos procesales de los clientes.
Categorías de
Sistemas de Información (Tipos y Usos de los Sistemas de Información)
Durante
los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos
dentro de las organizaciones:
- Automatización
de procesos operativos.
- Proporcionar
información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
- Lograr
ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de
Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una
organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su
función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros,
pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma
de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas
Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para
Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que
cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan
en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del
uso de la tecnología de información.
Los tipos
y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura 1.3.
A
continuación se mencionan las principales características de estos tipos de
Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
- A través de
éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organización.
- Con
frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta
en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de
la organización.
- Son
intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos
suelen ser simples y poco sofisticados.
- Tienen la
propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos
sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación
posterior.
- Son fáciles
de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales
características de estos son:
- Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
- La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
- Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
- No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
- Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
- Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
- Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo
de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de
materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de
negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
- Su función
primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni
proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
- Suelen
desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto
no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
- Típicamente
su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución
dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en
particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
- Su función es
lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este
contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al
negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un
Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal
servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá
que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
- Apoyan el
proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a
que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.
Un
ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un
sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente
el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que
proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques,
tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un
Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la
estructura competitiva de la empresa.
Sistemas
Personales de Información.
Por
último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de
sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual
está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
De la
sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de
Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial
los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de
Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos
que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
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