ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS.
El desarrollo de sistemas puede considerarse,en general, formado por dos grandes componentes: el análisis de sistemas y el diseño de sistemas. El diseño de sistema es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente. Pero antes de llevar a cabo esta planeación es necesario comprender, en su totalidad, el viejo sistema y determinar la mejor forma en que se pueden, si es posible, utilizar las computadoras para hacer la operación más eficiente.
El análisis de sistemas, por consiguiente, es el proceso de clasificación e interpretación de hechos,
diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. Este es el trabajo del analista de sistemas.
Considere, por ejemplo, las operaciones del almacén de una tienda de ropa. Para tener mejor control del inventario y acceso a información más actualizada con respecto a los niveles de inventario y abastecimiento, la empresa solicita a un analista de sistemas “computarizar” todas las operaciones del almacén. Antes que el analista pueda diseñar un sistema para capturar datos, actualizar archivos y emitir reportes, primero necesita averiguar más acerca de cómo opera el almacén, con qué documentación cuenta (requisiciones, pedidos, facturas) para guardar la información manualmente y, qué informes, si es que los hay, se producen y cómo se emplean.
Para seguir adelante, el analista busca información relacionada con las listas de reabastecimiento, pedidos pendientes, registros manuales del almacén y otros reportes. También necesita determinar dónde se origina esta información, ya sea en el departamento de compras, en el propio almacén o en el departamento de contabilidad. En otras palabras el analista debe comprender cómo trabaja el sistema actual y, de manera más específica, cuál es el flujo de información en todo el sistema.
Por otra parte, el analista necesita saber los motivos que tiene la tienda para cambiar su modo de operación. ¿Tiene la empresa problemas con el surtido de pedidos, con la mercancía o con el dinero? ¿Se rezaga el registro del inventario? ¿Se necesita un sistema más eficiente como requisito previo para poder aumentar el número de operaciones?
Sólo después de haber reunido todos los hechos, el analista se encuentra en la posición de determinar cómo y dónde un sistema de información basado en computadora será benéfico para todos los usuarios del sistema. Esta acumulación de información, denominada estudio del sistema, es la que precede a todas las demás actividades del análisis.
Los analistas hacen mucho más que resolver
problemas. Con frecuencia se solicita su ayuda para planificar la expansión de
la organización. En el caso de la tienda de ropa el estudio de sistemas está
orientado hacia el futuro, ya que todavía no existe ningún sistema como tal. El
analista valora, de manera cuidadosa, las necesidades futuras de la empresa y
los cambios que deben considerarse para satisfacer esas necesidades. En este
caso, como en muchos otros, los analistas recomiendan opciones para mejorar la
situación, siendo lo usual tener varias estrategias posibles.
Al trabajar con los gerentes y empleados de la
organización los analistas de sistemas recomiendan qué opciones adoptar de
acuerdo con la forma en que se adecua la solución a la empresa y su ambiente en
particular así como al soporte que, por parte de los empleados, tenga la solución
propuesta. Algunas veces el tiempo necesario para desarrollar una opción,
comparado con el de otras, es el aspecto más crítico. Los costos y beneficios
también son factores determinantes. Al final, la administración, que es la que
paga y hace uso de los resultados, es la que decide qué opción aceptar.
Una vez tomada la decisión, de diseña un plan
par implantar la recomendación. El plan incluye todas las características de
diseño del sistema, tales como las necesidades de captura de nuevos datos,
especificaciones de archivos, procedimientos de operación y necesidades de
equipos y personal. El diseño de sistema es como los planos de un edificio:
especifica todas las características del producto terminado.
Los diseños para el almacén proporcionan las
diferente manera par capturar datos relacionados con pedidos y ventas, además
de especificar la forma en que estos datos serán almacenados, ya sea en
documentos diseñados par tal fin o en algún medio donde una computadora los
pueda leer, como cintas y discos magnéticos. Los diseños también indican qué
trabajo serán efectuados por las personas y cuáles por la computadora. Los
diseños cambian en este aspecto de la división del trabajo; depende si éste es
hecho por las personas o por las computadoras.
El personal del almacén también necesitará
información relacionada con la empresa. Cada diseño describe las diferentes
salidas generadas por el sistema, tales como reportes de inventario, análisis
de ventas, listas de compradores y facturación. Los analistas de sistemas
deciden qué salidas utilizar y cómo generarlas.
El análisis especifica qué es lo que el sistema debe hacer. El diseño estable cómo alcanzar el objetivo.
Nótese que en cada uno delos proceso
mencionados participan personas. Los gerentes y empleados tienen buenas ideas
con respeto a qué es lo que sí trabaja y qué es lo que no, qué causa problemas
y qué no, dónde son necesarios los cambios y dónde no y, especialmente, en qué
partes el cambio será aceptado y en cuáles no. Aun con toda la tecnología, son
las personas las piezas más importantes para que una organización trabaje. De
esta manera, comunicarse y tratar con las personas es uno delos aspectos muy
importantes del trabajo del analista de sistemas.
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